Postanowiłam napisać cykl artykułów, wydawać by się mogło oczywistych, dotyczących doręczania pism przez organy państwowe. Przekonała mnie do tego ogromna liczba osób, którym na co dzień udzielam pomocy prawnej w sprawach, w których „wszystko zaczęło się” od bagatelizowania znaczenia doręczania pism przez określone podmioty państwowe, w tym także (jak w tytule niniejszego artykułu) przez organy administracji publicznej zwane potocznie „urzędami”. Co dokładnie mam na myśli?
Z moich obserwacji wynika, iż w społeczeństwie panują niezmiennie dwie tezy:
- „Wedle prawa ważny jest tylko osobisty odbiór pisma. Jeśli ktoś odebrał pismo „za mnie” np. mąż, to nie ma to żadnego znaczenia dla sprawy, nie może wywoływać żadnych negatywnych skutków”.
- „Jeśli awizuję list, bo np. spodziewam się w nim negatywnej dla mnie decyzji, to jako że nigdy mi go nie doręczono, nie może on wywołać wobec mnie żadnych skutków prawnych, w szczególności tych negatywnych”.
Na pierwszy rzut oka powyższe tezy wydają się być zgodne z zasadami logiki, a tym samym prawdziwe. Nic bardziej mylnego. Obie, w obliczu prawa są jednak całkowicie fałszywe. W tym artykule skupię się na omówieniu pierwszej z nich, zaś w następnym miesiącu z przyjemnością „obalę” drugą z nich.
Biorąc „pod lupę” pierwszą z w/w tez, na wstępie wskazać należy, że zgodnie
z art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.): „Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego (…) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy”. W tym miejscu, dodam tylko, że istnieje jeszcze możliwość tzw. elektronicznego doręczania pism, aczkolwiek – ze względu na obecnie małe znaczenie w praktyce – nie będę się nim zajmować.
Powracając do meritum, co do zasady to do organu administracji należy wybór podmiotu, za którego pośrednictwem zostanie doręczone pismo. Zwykle pisma są jednak doręczane przez operatora pocztowego, tj. przez przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej – obecnie Pocztę Polską. Potwierdzenie doręczenia pisma powinno być dokonane na odpowiednich dokumentach urzędowych. Dlatego też wszelkie pisma z urzędu winny być do nas wysyłane tzw. listem poleconym, którego odbiór powinniśmy potwierdzić własnoręcznym podpisem na wskazanej przez listonosza karcie – dokumencie stanowiącej tzw. pocztowy dowód doręczenia przesyłki. Jeżeli zaś listonosz nie zastanie nas w domu winien informację o tym, że taki list do nas przyszedł i można go odebrać w placówce pocztowej (czyli tzw. awizo), pozostawić w naszej skrzynce pocztowej lub przyczepić do drzwi (w praktyce, zwłaszcza w miasteczkach/na wsi, listonosze przyklejają awizo do drzwi lub doczepiają do klamki albo nawet wkładają za framugę) – ale o tym w następnym artykule.
Pocztowy dowód doręczenia przesyłki jest dokumentem urzędowym co oznacza, że stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone. Co do zasady będzie więc stanowić dowód doręczenia pisma Stronie (postępowania administracyjnego) w określonej dacie, co ma znaczenie dla rozpoczęcia biegu terminu dla np. złożenia odwołania od decyzji lub odbioru pisma przez Stronę. Oczywiście Strona może przeprowadzić dowód przeciwko jego treści, wykazując np. że pismo nie zostało jej doręczone w dacie wskazanej w dowodzie doręczenia przesyłki aczkolwiek jest to bardzo trudne.
Wiemy już, że odbiór pisma musimy pokwitować czyli po prostu potwierdzić własnoręcznym podpisem. Ale czy rzeczywiście zawsze może zrobić to tylko Strona postępowania? Zgodnie z art. 43 k.p.a. „W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.”
Co ważne, doręczenie pisma w/w podmiotom zostaje dokonane prawidłowo w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków:
1) adresat przebywa w mieszkaniu choć w chwili doręczania przesyłki jest w tym mieszkaniu nieobecny – chodzi wyłącznie o nieobecność czasową
2) pismo przyjmuje za pokwitowaniem osoba w/w wymieniona, ale doręczyciel nie ma swobody wyboru odbiorcy – powinien zachować kolejność przewidzianą w omawianym przepisie
3) osoba odbierająca pismo zobowiązuje się do jego oddania adresatowi osobiście – wystarczającym jest ustne zobowiązanie się (w praktyce jednak, w szczególności jeśli pismo odbiera dorosły domownik, listonosz nie pyta o to czy się zobowiązuje do oddania po prostu to domniemując)
4) na drzwiach mieszkania adresata doręczyciel (zazwyczaj listonosz) zamieszcza zawiadomienie o doręczeniu zastępczym dokonanym do rąk innych osób niż domownicy, tj. do rąk sąsiada lub dozorcy.
Powyższe oznacza zatem, że pismo skierowane do nas jako Strony postępowania administracyjnego zostanie skutecznie doręczone jeżeli odbiorą je w/w podmioty. Od tego też momentu zaczynają biec dla Strony wszelkie terminy, w tym w szczególności te na wniesienie odwołania od decyzji organu. Zaznaczam, że w takiej sytuacji nic nie da tłumaczenie organowi, że ktoś nie przekazał nam informacji o odbiorze skierowanego do nas pisma. Jedyną drogą „ratunku” pozostaję wówczas wykazywanie, że pismo nie zostało prawidłowo doręczone wskutek braku łącznego zaistnienia w/w przesłanek. Dlatego też, zalecam dopytywać naszych domowników – chociażby raz na tydzień, czy nie odbierali w naszym imieniu poczty – z moich doświadczeń wynika bowiem, iż to właśnie niepoinformowanie o odbiorze poczty przez domownika stanowi główną przyczynę późniejszych problemów prawnych.
Kończąc pierwszy z cyklu artykułów dotyczących doręczania pism w postępowaniach toczących się przed organami administracji, pragnę Was już teraz zaprosić do lektury kolejnych artykułów dotyczących tej tematyki. Ponadto, w przypadku wątpliwości lub potrzeby pomocy w rozwiązaniu waszego problemu związanego z szeroko rozumianą tematyką prawa administracyjnego – zachęcam do kontaktu.